Heeft u een computer, denk dan aan back-ups

Vroeger, in het papieren tijdperk, kon men gegevens redelijk eenvoudig bewaren: men stopte papieren in een map of dossier, om deze vervolgens ergens op te bergen. Had men iets nodig, dan kon het gepakt en bekeken worden. Dit principe is met de komst van de computer niet veranderd: bestanden worden in mappen ergens op de computer gezet om er later naar terug te kunnen kijken. Maar...er is één groot verschil.

Papieren zijn tastbaar, computergegevens niet. Alleen brand, diefstal of een ernstige natuurramp kunnen papieren informatie laten verdwijnen. Bij computers is er alleen maar een klein foutje nodig om digitale informatie te laten verdwijnen. Mensen onderschatten dit en raken hierdoor onnodig bestanden kwijt. Soms zijn deze bestanden nog terug te halen met bepaalde software, maar als een computer crasht zijn de bestanden in de meeste gevallen voorgoed verloren. Dit is toch zonde als het gaat om waardevolle informatie, vakantiefoto's of wat dan ook. De enige manier om dit leed te voorkomen is het maken van back-ups. Veel mensen zullen hier een beeld bij hebben van een omslachtige procedure. Het kan inderdaad omslachtig zijn: koop een externe harde schijf en kopieer eens in de zoveel tijd bepaalde documenten naar die externe harde schijf. Windows 7 maakt het al iets gemakkelijker; er worden behoorlijk vaak automatische back-ups gemaakt van bestanden, maar als de computer crasht heb je hier ook niets meer aan. Betaalde bedrijven, zoals KPN, zorgen ook voor automatische back-ups, die wel na een computercrash terug te halen zijn. Dit laatste is al een goede oplossing: het kost maar € 4,95 per maand. Toch gebruik ik dit niet om te back-uppen. Ik, als Nederlander, wil natuurlijk het liefste niet betalen voor zoiets; waarom zou ik betalen als het ook gratis kan? Een tijdje terug kreeg ik een tip over het programma Dropbox. Nu, na een paar maanden gebruik hiervan, ben ik tot de conclusie gekomen dat dit vrijwel het ultieme back-upprogramma is. Dropbox wordt namelijk gewoon in Windows (of Mac) geïnstalleerd en wordt gebruikt als iedere andere map. Al je Word-documenten (of wat voor bestanden dan ook) kun je erin zetten, en vanuit die map ook bewerken. Zodra het bestand wordt opgeslagen, wordt deze automatisch geüpload, en kan dan op iedere andere computer gedownload worden. Op andere computers is ook alleen maar Dropbox nodig met dezelfde gebruikersgegevens, en de bestanden worden automatisch gedownload en geüpdatet. Ook zijn via de website oudere versies van de bestanden tot 30 dagen terug te herstellen. Het enige nadeel dat ik heb kunnen bespuren is dat de gratis opslagruimte maximaal maar een paar GB is, anders moet er toch echt betaald worden. Nu lijkt dit allemaal mooie reclame voor dit gratis programma, toch prijs ik het programma alleen maar door mijn eigen ervaringen. Met Dropbox kunnen bestanden ook erg handig uitgewisseld worden met anderen, wat voor mijn studie erg handig is. Bestond de computer nog niet, dan had ik kopieën ten maken van de papieren, om die uiteindelijk op te sturen naar of te geven aan de persoon die het nodig heeft. Nu hoef ik het bestand alleen maar op te slaan en het wordt automatisch gedownload bij wie dan ook toestemming heeft die bestanden te krijgen. We mogen blij zijn dat we papieren steeds minder nodig hebben, alhoewel je wel verstandig moet omgaan met je enen en nullen!