Waarschuwing
; "Waarschuwing")
Er is hier wel een waarschuwing op zijn plaats. Een eenvoudige gegevensbank als een kaartenbakje in een spreadsheet stoppen is alleen zinvol als de hoeveelheid gegevens beperkt is. De bovengrens voor een gegevensbank in een spreadsheet programma ligt mag je gerust zeggen bij maximaal 1000 rijen. Boven dat aantal rijen of records, zoals dat in de database wereld heet, wordt de snelheid van je bewerkingen te afhankelijk van de kracht van je PC. En op een iPhone of andere smartphone zou ik niet eens een database willen beheren, behalve dan mijn adressenboek. Want dan gaat de grootte van het beeldscherm je parten spelen.Eenvoudige database
We zijn dus allemaal bekend met het principe van de gegevensbank. Als je een adresboekje bijhoudt of dat nu op je mobieltje is of in zo'n boekje bij de telefoon of in een kaartenbak, het zijn allemaal gegevensbankjes. Het eerste kenmerk van het adressenboekje is niet het feit dat het namen, adressen, telefoonnummers en verjaardagsdata bevat. Het eerste kenmerk van het adressen databankje is dat het gesorteerd is. Vaak sorteren we op achternaam, soms op voornaam en zelden op plaatsnaam of verjaardag of telefoonnummer.
Ons eenvoudige gegevensbankje in papieren vorm heeft namelijk als nadeel, dat we het van tevoren haar indeling mee moeten geven. En daar komt het voordeel van de computer naar voren.
Zelfs een eenvoudig telefoonboekje op onze mobiele telefoon biedt de mogelijkheid om te zoeken op telefoonnummer. En als het helemaal meezit en we kunnen e-mailen op ons cellulairtje, dan kunnen we zoeken op naam en krijgen we het e-mail adres er automatisch bij. Sommige telefoonboekjes bieden ons zelfs de mogelijkheid om ons te waarschuwen op de verjaardagen die we in ons telefoonboek hebben staan.
Het spreadsheet
Zoals ik al zei, is het handiger om een echter database te gaan gebruiken, als je meer dan duizend records begint te krijgen. Maar ook bijvoorbeeld als je meer dan 50 velden per record nodig hebt. Velden zijn de verschillende gegevens die je binnen een record kunt opslaan. Dus een veld voor naam, voornaam, adres, woonplaats, postcode enzovoort. Eigenlijk begin je als mens boven de vijftien velden al het overzicht kwijt te raken. Maar een gegevensbank van 1000 records met 15 velden is nog redelijk te doen in een spreadsheet. Zeker als je geen moeilijke bewerkingen wilt uitvoeren op de velden.
In een spreadsheet kun je als eenvoudigste gegevensbank bewerking namelijk op basis van de velden sorteren. Dus als je bijvoorbeeld op verjaardag wilt sorteren, dan is dat geen probleem. Het zit in ieder spreadsheet dat je tegenwoordig kunt vinden.
Maar je kunt bijvoorbeeld ook een selectie maken op basis van de plaats. En dan kun je binnen de selectie weer sorteren op postcode of naam.
Iets obsuurdere handelingen zijn het laten tellen van het aantal records dat er in je gegevensbank zit. Of als je bijvoorbeeld bedragen in je database bewaart, wat de som is van die bedragen. Bijvoorbeeld hoeveel geld je al hebt uitgegeven aan postzegels en verjaardagskaarten.
Opzetten
Eigenlijk is het belangrijkste aan een database het opzetten ervan, hoe makkelijk of hoe moeilijk of complex hij ook mag zijn. Je moet van tevoren bedenken welke velden je wilt hebben. En welke velden je wilt hebben hangt samen met wat je met je database wilt doen. Wil je alleen maar iemand af en toe een kaart kunnen sturen voor zijn verjaardig, dan hoef je natuurlijk alleen maar naam, adres, woonplaast en verjaardagsdatum te hebben. Wil je weten hoeveel het je kost om per jaar verjaardagskaarten te versturen, dan zul je iets meer velden moeten toevoegen. Maar als je niet teveel records hebt, dan is een spreadsheet lekker flexibel. Als je een extra veld nodig hebt, voeg je een kolom toe. Vervolgens moet je natuurlijk nog wel wat functies toevoegen, maar als je weet wat je wilt is de rest gewoon een kwestie van doen.
